年末年始に父方の祖母と母方の祖母が亡くなってしまいました。
悲しむ間もなくやってくるのがお通夜とお葬式の準備でした。
私は孫として今までに3回受付係を経験しました。
わからないことが多いものの父や母は喪主で忙しかったり、それどころではなく相談もできないのでネットで調べまくっていました。
それでも体験することで初めて知ることが多かったです。
受付準備と心得について
基本的には、お通夜の受付もお葬式の受付も変わりません。
親族代表で受付に立って来場者をお迎えするという立場です。
お葬式の身だしなみは不快な要素がないようにきっちりと整えましょう。
簡単に流れだけ言うと、来場された方にお礼を言って香典を受け取り、記名してもらって会葬返礼品をお渡しするという流れです。
香典を親族代表で預かっているので、香典の取り扱いには本当に気をつけなければなりません。
トイレに立つ時は、他の親族を呼んだり会場の担当の方に一言お伝えしてからその場を離れねばなりません。
受付係は他の親族より前から受付に立ち、来場者をお迎えします。
来場者は数人で来られる方も多く、記名するので待ち時間が長くなってしまうことを避けるため、書くスペースは4箇所くらいあるのが一般的です。
準備としてはペンと記名する受付表を書きやすい位置に置き、お渡しする会葬返礼品をいくつか手提げ袋に入れて渡しやすいところに用意しておきます。
ペンはインクが出るかどうか確認しておきましょう。
また、トイレの場所を聞かれることもあるので事前に確認しましょう。
会場によっては受付係は式の前にお焼香をすませておくところもあるそうです。
私の場合は孫一同のお焼香のタイミングで会場スタッフの方が交代してくださりお焼香を終えて受付に戻るという流れでした。この辺りも事前に会場スタッフの方に確認しておくと良いです。
受付の流れ
まず来られた方にお辞儀をして、お悔やみの言葉をかけられたら「遠いところありがとうございます」「お忙しい中ありがとうございます」などとお礼を言いましょう。
来場者が香典を渡してくださるので「お預かりします」と言って両手で受け取り机の上の香典用の皿の上に置き、受付表に記名してもらいます。
この受付表は会場側が用意してくれているのでそれに従いますが、大体はお通夜用と葬式用にわかれています。
香典返しのために必要となるものですので、住所と電話番号はなるべくきちんと書いてもらうようにしましょう。
記名が終わったら案内表がある場合は案内表と、用意された会葬返礼品をお渡しします。
その後、受付表と香典をまとめて香典用の袋にしまいます。
このまとめ方ですが、私の場合はホッチキスで留めていました。
受付を体験して知ったこと
- 名刺をお持ちの方は記名の必要がない
受付表には切り込みが入っていることが多く、名刺を渡された場合はそこに挟むだけで記入する必要がありません。
- 香典の数だけ会葬返礼品をお渡しする
一人の方が複数の香典を預かって持ってこられた場合は人数分記名してもらいます。そして会葬返礼品を人数分お渡しするのですが、私が受付した中では10人分、20人分という方もいらっしゃいました。
そうなってくると一つ一つの手提げ袋ではなく、大きな紙袋が受付台に用意されていると思いますので、そこに手提げ袋と会葬返礼品をまとめてお渡しします
この作業は結構大変ですので一人で受付する場合は親族に手伝ってもらうようにしましょう。
- ご夫婦連名での香典に対する返礼品について
これがややこしいなあと思ったのですが、返礼品の数は地域によって異なるそうなので最初に確認しておかねばなりません。私が担当した葬儀では3回とも会葬返礼品は一つでいいと言われました。
- お通夜の式が終わっても来られる方がいるのでしばらく受付に待機する
これは会場によって異なると思います。スタッフが声をかけてくれるタイミングまで待機して、ある程度したら「親族の方は控え室に入られました」という札が用意されていると思うのでそれを立てて香典の入った袋を喪主に預けて終了です。
無事乗り越えられますように
地域によって異なる部分も多いかと思いますが、以上が3回受付係を担当した私の体験談です。
お葬式って遺族が忙しくなることで、悲しむ間を少しでも忘れさせるためにあるのかってくらいみんなバタバタしていました。
祖母のために親戚一同集まって一生懸命動いたことで、祖母も喜んでくれているだろうなぁと思います。
親族代表として、来場者の方にお礼を言う気持ちがあれば大丈夫です。
あとは、香典泥棒って無いようであるらしいので気を抜かずに頑張ってください。
これから受付係を担当される方の参考になれば幸いです。
ちょうどいいバッグがなくて事前に準備しておくものだなぁと思ったので貼っておきます。
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